Les 4 routines hebdomadaires des gestionnaires de pharmacie qui dorment bien la nuit
Est-ce qu’il vous arrive de vous réveiller à 3h du matin en pensant : «Est-ce que j’ai oublié de rappeler le représentant? D’envoyer le planning de la semaine? De confirmer le contrat de l’ATP?»
Pas besoin de répondre… on sait que c’est le cas de beaucoup d’entrepreneurs! C’est pourquoi notre offre est centrée autour de l’alignements des comportements qui améliorent la vie professionnelle… mais aussi la vie personnelle!
Dans cet article, on vous propose 4 routines simples mais efficaces, à intégrer chaque semaine pour mieux dormir et mieux gérer. Ce n’est rien de compliqué. Juste des moments clés, répétés semaine après semaine, pour garder le cap sans vous épuiser.
1. La revue hebdomadaire du lundi matin (ou du dimanche soir)
Durée : 30 à 45 minutes
But : prendre le contrôle de votre semaine avant qu’elle ne vous contrôle
Il est lundi matin, 7h30. Vous avez à peine déposé votre manteau dans votre bureau qu’un employé en panique vient vous faire part d’une situation qui s’est produite avec un client la veille et qu’il faut absolument régler.
Avant de plonger tête première dans le feu de l’action, prenez un moment pour votre entreprise :
Révisez vos priorités de la semaine (par rapport à vos objectifs de gestion);
Vérifiez les échéances importantes (renouvellements, RH, facturation, etc.);
Planifiez vos blocs de gestion (rencontres, suivis, analyses);
Identifiez vos 3 tâches stratégiques non-négociables à exécuter cette semaine.
Cette routine vous permet d’aborder la semaine avec clarté plutôt que de tenter d’éteindre un feu après l’autre dès que vous mettez les pieds dans la pharmacie.
Si vous en avez envie, vous pouvez même faire cette petite routine le dimanche soir, question d’être préparé et de ne pas vous retrouver à vous poser les mêmes questions dans votre insomnie de la nuit de dimanche à lundi.
Une fois cette planification hebdomadaire faite, et seulement à ce moment, vous pouvez éteindre des feux.
2. La rencontre d’équipe rapide
Durée : 15 à 20 minutes
But : rallier votre équipe à la vision d’entreprise, prévenir les malentendus et désamorcer les tensions
Cette rencontre peut se tenir avec toute l’équipe ou seulement vos chefs de département, selon la taille de votre pharmacie. L’idée est d’établir un rythme collectif et de :
Comprendre les enjeux et/ou besoins de soutien
Aligner les priorités de chacun;
Célébrer une petite victoire de la semaine passée;
Nommer clairement vos attentes.
Gardez une structure de rencontre stable : vos employés sauront quoi préparer, ce qui augmente la clarté, la productivité et l’impact de chaque discussion..
3. La routine «gestion stratégique»
Durée : 1 à 2 heures
But : travailler sur l’entreprise plutôt que dans l’entreprise
Isolez chaque semaine une période dédiée à vos projets de fond :
Revoir des processus inefficaces;
Travailler sur un nouveau service;
Optimiser vos indicateurs de performance;
Participer à une formation. (Comme notre Formation pratique en gestion!)
Vous vous douterez bien que c’est souvent cette routine qu’on sacrifie en premier, parce qu’elle peut être placée au beau milieu de votre semaine et qu’on peut facilement être demandé(e) ailleurs.Et pourtant, c’est celle qui fait toute la différence sur la pérennité de votre entreprise.
Méfiez-vous des circonstances qui vous poussent à reporter continuellement ces périodes de gestion.
Ces périodes de gestion n’ont pas besoin de représenter un après-midi ou une journée complète. Choisissez des moments stratégiques et demandez à votre équipe de respecter ce temps que vous prenez pour faire avancer l’entreprise.
4. Le bilan du vendredi
Durée : 20 à 30 minutes
But : quitter la pharmacie la tête légère (le plus possible!)
Avant de partir pour le week-end :
Fermez les boucles ouvertes : messages, suivis, décisions en attente;
Notez ce qui reste à faire (et placez-le dans votre horaire);
Évaluez brièvement votre semaine : qu’est-ce qui a bien été? Qu’est-ce qui vous a coûté trop d’énergie?
Terminez en notant un ou deux éléments clés à retenir pour la semaine suivante : un ajustement à faire, une réussite à reproduire, une tâche à prioriser différemment.
Ce petit retour vous permet de terminer la semaine avec clarté et de repartir plus fort(e) lundi matin avec la routine #1 !
En résumé
La différence entre un gestionnaire débordé et un gestionnaire structuré ne se joue pas sur les heures travaillées, mais sur les routines qu’il installe et respecte.
Ces quatre routines ne sont pas là pour vous ajouter du travail. Elles sont là pour vous offrir du temps, du recul et de la paix d’esprit.
Et si, cette semaine, vous en testiez ne serait-ce qu’une seule?
Vous pourriez bien dormir un peu mieux dès aujourd’hui!
Pistes de réflexion pour le gestionnaire moderne:
Est-ce que je me donne le droit de bloquer du temps pour réfléchir, ou est-ce que je fonctionne uniquement en mode réaction?
Parmi les quatre routines proposées, laquelle aurait l’impact le plus rapide dans mon quotidien?
Est-ce que mes routines de gestion sont visibles et prévisibles pour mon équipe?