Moins d’impro, plus d’impact : pourquoi votre gestion mérite un vrai système d’organisation du travail
Si vous êtes pharmacien(ne) propriétaire, il y a de fortes chances que votre quotidien soit un enchaînement de tâches urgentes, d’interruptions et de questions sans fin. Et si vous terminez vos journées en ayant coché mille choses sans avoir touché à ce qui comptait vraiment, nous avons un bout de solution pour vous.
Avez-vous un système d’organisation du travail, que ce soit un agenda papier ou un tableau Trello qui vous permet de garder le dessus sur tout ce que vous devez accomplir? Si votre réponse est «non», ou qu’elle est «oui, mais je ne l’utilise pas vraiment», vous devez lire cet article jusqu’au bout!
Non, un tableau d’organisation n’est pas l’outil le plus glamour! Mais on ne croit pas avoir à vous convaincre de ses bienfaits trop longtemps. Parce qu’une fois bien implanté, vous trouverez votre quotidien beaucoup plus léger. Et ça, c’est un vrai bonheur!
À garder en tête: mettre en place un système d’organisation du travail, ce n’est pas «ajouter une couche de gestion». C’est reprendre le contrôle sur votre temps, vos priorités et, surtout, votre énergie mentale.
La surcharge invisible
Entre les opérations du laboratoire, les demandes de l’équipe, les consultations avec les patients, les appels de fournisseurs et les imprévus du jour (et ceux de demain!), il est difficile de garder une vue d’ensemble. Cette pression constante crée ce qu’on appelle une charge mentale de gestion : cette impression de devoir tout penser, tout anticiper, tout suivre… tout le temps.
Et ça fatigue. Beaucoup.
Sans structure claire, votre cerveau devient votre agenda, votre to-do list, votre gestionnaire de projets et votre répartiteur de tâches. Résultat : vous vous épuisez à courir après votre temps, tout en culpabilisant de ne pas avancer sur ce qui est vraiment stratégique. Ultimement, vous faites carrément du surplace dans votre propre entreprise.
S’organiser pour mieux gérer : ça veut dire quoi?
Un bon système d’organisation du travail permet de :
Centraliser les tâches à faire, à suivre ou à déléguer;
Structurer les projets en étapes claires, avec des échéanciers réalistes;
Prioriser ce qui compte réellement vs. ce qui crie le plus fort (les fameux feux à éteindre);
Planifier du temps pour penser, décider et revoir les priorités;
Communiquer efficacement les suivis à faire avec l’équipe.
Ce n’est pas (seulement) une question d’outils. C’est surtout une discipline : la capacité à sortir de la réactivité constante pour travailler logiquement, en sachant que ce qui pouvait être planifié l’est.
Ce que vous gagnez en retour
Une réduction tangible de la charge mentale
Un système clair vous libère de cette sensation de tout porter dans votre tête. Chaque chose a sa place, son échéance, son responsable. Et ça, c’est apaisant.
Des décisions plus réfléchies
En prenant du recul sur l’ensemble des priorités et des projets en cours, vous êtes mieux équipé(e) pour faire des choix alignés avec vos objectifs à long terme.
Un meilleur équilibre entre les rôles
Vous pouvez enfin passer moins de temps dans les opérations, et plus de temps sur la vision, le développement et le leadership de votre entreprise.
Une équipe plus autonome
Quand vos processus sont clairs, vos attentes bien communiquées et vos suivis réguliers, votre équipe n’a plus besoin de venir vous voir pour chaque décision.
5 étapes concrètes pour bâtir votre système d’organisation du travail
1. Créez une «carte de responsabilités»
Décrivez toutes les responsabilités que vous assumez actuellement. Regroupez-les par grands thèmes (ressources humaines, finances, développement clinique, marketing, opérations). L’idée est d’aller décortiquer vos tâches dans les plus petits détails pour qu’elles sortent toutes de votre cerveau et se déposent dans votre outil bien organisé.
But : visualiser clairement la portée des tâches à accomplir… et voir où ça déborde.
2. Identifiez vos plages de gestion hebdomadaires
Bloquez dans votre agenda des périodes fixes pour vous concentrer sur la gestion (et rien d’autre). Allez-y en fonction de votre personnalité et de vos périodes d’énergie. Êtes-vous plus concentré le matin, ou préférez-vous accomplir vos tâches demandantes en soirée, quand il y a moins de monde?
Exemples :
Lundi matin : planification hebdomadaire;
Jeudi après-midi : suivis d’équipe;
1x/mois : analyse financière + planification stratégique.
But : sortir de la gestion «express» et créer des moments de recul.
3. Mettez en place un tableau de suivis centralisé
Que ce soit numérique (Trello, Notion, Google Sheets) ou physique (tableau dans le bureau), créez un outil qui vous permet de suivre :
Vos projets en cours;
Les suivis à faire avec vos employés;
Les dates importantes à venir (renouvellements, échéances budgétaires, etc.).
Petite astuce: les applications de suivi de travail électroniques (comme Asana, Trello, etc.) vous permettent de structurer certaines routines et de les diviser en sous-tâches, ce qui fait que vous ne pouvez plus oublier certaines étapes.
N’oubliez pas d’inclure des récurrences dans le temps, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou même 2 fois par an. Le système vous remet ces tâches dans votre liste de choses à faire au moment où vous l’aurez décidé.
But : ne plus dépendre de votre mémoire pour tout suivre, et entrer en mode exécution!
4. Structurez vos rencontres de gestion
Les rencontres d’équipe ou les 1:1 qui se font à l’improviste, ça ne fait pas très organisé. Intégrez-les à votre routine de gestion (dans un projet nommé «Routines») en ayant quelques points récurrents préparés. Votre équipe s’y retrouvera et pourra même se préparer à l’avance, sachant que vous abordez souvent les mêmes points. Votre gabarit de rencontre pourrait inclure :
Le suivi des priorités;
Les problèmes à résoudre;
Les projets à planifier;
Du feedback et de la reconnaissance.
But : L’idée n’est pas de toujours dire les mêmes choses de la même façon! Encore une fois, on parle de tactiques pour rendre vos échanges plus efficaces, vos employés plus autonomes et votre cerveau moins surchargé.
5. Les mini-bilans
À la fin de chaque mois, aux deux semaines ou même à chaque semaine si vous en voyez les bienfaits, prenez 30 minutes pour réfléchir :
Qu’est-ce que j’ai bien géré ce mois-ci?
Qu’est-ce qui m’a pris trop d’énergie?
Où dois-je ajuster mes priorités?
Ces mini-bilans peuvent facilement être intégrés comme des tâches récurrentes dans votre outil de suivi, au même titre que répondre à des courriels ou commander du matériel.
But : améliorer votre système en continu, sans attendre l’épuisement. Faire des suivis, c’est votre rôle de gestionnaire, même quand c’est avec vous-même.
En résumé
Être pharmacien(ne) propriétaire, c’est jouer plusieurs rôles à la fois, mais ça ne veut pas dire tout porter, tout faire, tout décider seul.
Un système d’organisation du travail vous permet de gérer avec structure, de penser avec clarté, et de respirer un peu… enfin!
Et si vous faisiez de votre propre organisation la priorité numéro un du prochain mois? Ça peut paraître une tâche immense, et il se peut qu’effectivement, ce ne soit pas de tout repos! Mais une fois les bonnes routines mises en place, vous pourrez entrer dans votre rôle de gestionnaire avec beaucoup plus de légèreté.
Vous êtes le cerveau stratégique de votre entreprise. Offrez-lui la structure qu’il mérite.
Pistes de réflexion pour le gestionnaire moderne
Est-ce que je traite ma gestion comme un poste à part entière, ou comme un extra entre deux opérations?
Quels aspects de mon travail pourraient être simplifiés si j’avais un meilleur système de suivi?
Est-ce que je prends le temps de mesurer l’impact de mes décisions de gestion… ou est-ce que je passe trop vite à la tâche suivante?