Comment se sortir des opérations en tant que gestionnaire d’une pharmacie?

Comme gestionnaire, vous êtes-vous déjà arrêté pour constater à quel point vous étiez occupé par vos tâches quotidiennes? La plupart des gestionnaires avec qui nous travaillons font le constat qu’ils sont régulièrement (ou même toujours!) en train de faire des tâches qu’ils ne devraient pas faire, et même s’ils le savent, ils éprouvent de la difficulté à se retirer pour regarder la «forêt» de plus loin. Lorsque la routine vous prend à la gorge, il est effectivement bien difficile de se retirer pour aller prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise. 

Vous ne serez donc pas surpris de lire que les opérations quotidiennes que vous faites, bien qu’elles soient essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise, peuvent rapidement devenir une source de stress, d'épuisement et, oui, de contre-productivité. Lorsque vous êtes constamment occupé à gérer les opérations et chaque petite situation, il devient difficile d'innover et de vous concentrer sur la croissance à long terme de l'entreprise.

Alors, la question à 1000$ !  Comment se sortir des opérations tout en maintenant un service qui correspond à vos standards et à la vision de votre entreprise ? Cet article explore des stratégies pour libérer du temps, améliorer l'efficacité et vous permettre de vous concentrer sur des aspects stratégiques et de développement de votre entreprise en santé.

1. Déléguer les tâches à des experts

Créer une équipe de gestion compétente

L’une des solutions les plus efficaces pour se sortir des opérations est de déléguer. Facile? Non! Cela commence par la construction d’une équipe de gestion compétente et de confiance. 

Identifiez les tâches que vous pouvez confier à des responsables qualifiés, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, de la supervision des employés ou du suivi des finances. Vous n’avez pas besoin d’être impliqué dans chaque détail de ces processus. Déléguer à une équipe solide vous permet de libérer votre emploi du temps pour vous concentrer sur des décisions stratégiques.

Externaliser certaines fonctions

Certaines tâches peuvent être plus efficacement gérées en externe, notamment dans des domaines tels que la comptabilité ou la maintenance informatique. Si votre entreprise peut se permettre de le faire, l’externalisation permet non seulement de réduire la charge de travail interne, mais aussi de profiter de l’expertise d'entreprises spécialisées, garantissant ainsi un service plus efficace à moindre coût(en temps ET en argent).

2. Automatiser les processus

Utiliser des logiciels de gestion

Dans un environnement de santé, la gestion des dossiers patients, des horaires de travail, des stocks et des factures peut rapidement devenir complexe. L’adoption de logiciels de gestion spécialisés dans votre secteur peut automatiser de nombreuses tâches qui vous prennent beaucoup trop de temps. 

L’automatisation ne se limite pas seulement aux aspects administratifs. Des outils de gestion des tâches et des projets peuvent également vous aider à coordonner les efforts de votre équipe sans avoir à intervenir dans chaque détail. Ces logiciels n’ont pas besoin d’être coûteux ou très complexes. Des applications comme Asana, Trello ou Airtable vous permettent de diviser votre entreprise en projets et en équipes et d’attribuer des tâches faciles à suivre pour tout le monde.

Systématiser les processus internes

Une autre façon d’automatiser les opérations est de standardiser les processus. Créez des protocoles et des procédures opérationnelles clairs pour toutes les tâches récurrentes. 

Lorsque les tâches sont bien définies et suivent un processus préétabli, elles sont plus faciles à déléguer et à automatiser. Par exemple, un processus d’intégration des nouveaux patients ou une procédure pour le suivi des paiements impayés peuvent être systématisés pour qu’ils ne nécessitent qu’un minimum d’interventions manuelles.

Une fois que vos processus sont bien réfléchis, documentés et attribués, il ne reste plus qu’à les exécuter. La charge mentale de ces tâches n’est donc plus de votre ressort. 

3. Repenser l'organisation de l'équipe

Déléguer aux bonnes personnes

Nous parlions plus haut de déléguer. Bien sûr, vous pouvez embaucher de nouvelles personnes si votre équipe n’a pas le temps de gérer plus de tâches. Par contre, vous pouvez aussi remanier les rôles des personnes qui sont déjà à l’intérieur de votre organisation. 

Que vous embauchiez de nouvelles personnes pour gérer les opérations ou que vous donniez de nouveaux rôles à votre équipe, assurez-vous que ceux-ci sont bien définis et sont reliés à des responsabilités et non des tâches. Par exemple, évitez toute confusion en attribuant à quelqu’un la responsabilité de la propreté du laboratoire plutôt que la tâche de nettoyer le plancher. Vous éviterez ainsi de toujours vous assurer que les petites tâches ont été accomplies et vous pourrez gérer au sens plus large.

Former votre équipe

La formation continue de votre équipe est également essentielle pour déléguer efficacement. Lorsque vos employés sont bien formés et possèdent les compétences nécessaires, ils sont capables de prendre des initiatives et de prendre des décisions éclairées sans avoir besoin de votre supervision constante.

Investir dans la formation est un excellent moyen d’alléger votre charge de travail tout en garantissant que votre entreprise fonctionne de manière autonome. Une équipe qui comprend le même langage et qui évolue avec ses apprentissages vous permettra d’aller beaucoup plus loin que si vous êtes seul à mener le bateau.

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4. Mettre en place des indicateurs de performance clés (KPI)

Mesurer les performances

Comment savoir que vous avancez dans vos objectifs? Pour vous assurer que votre entreprise continue de fonctionner efficacement même lorsque vous vous retirez des opérations quotidiennes(ou du moins, une partie!), il est essentiel de suivre les performances à l’aide d’indicateurs de performance. 

Les KPI vous permettent de mesurer l’efficacité des différents départements, de la gestion des stocks à la satisfaction des patients. En surveillant ces indicateurs, vous pourrez rapidement repérer les problèmes ou les opportunités d'amélioration sans avoir besoin d’être impliqué dans chaque aspect opérationnel.

Analyser et ajuster

Une fois que les KPI sont en place, il est important de les analyser régulièrement. Identifiez les zones où des améliorations peuvent être apportées et ajustez les processus en conséquence. Par exemple, si le KPI lié à la gestion des stocks montre une rotation trop lente, vous pouvez ajuster les stratégies d’approvisionnement ou de vente pour améliorer cette situation. 

Ces ajustements peuvent être réalisés par vos responsables d’équipe, vous permettant de rester à l'écart des opérations tout en garantissant une amélioration continue.

5. Prioriser le leadership stratégique

Définir une vision à long terme

En vous éloignant des opérations quotidiennes, vous avez l'opportunité de vous concentrer sur la vision stratégique de votre entreprise. Cela signifie définir des objectifs à long terme pour l’entreprise, identifier de nouvelles opportunités d’affaires et investir dans l’innovation. Un leadership stratégique permet de guider l’équipe et d’assurer que l’entreprise reste sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs, tout en laissant la gestion opérationnelle aux responsables de terrain.

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Prendre du recul pour mieux avancer

Lorsque vous prenez du recul par rapport aux opérations, vous êtes en meilleure position pour prendre des décisions éclairées et réfléchies. Vous pourrez alors vous concentrer sur la croissance, l’expansion et la diversification des services, ce qui contribue à la pérennité de votre entreprise.

Se sortir des opérations comme gestionnaire d’entreprise est essentiel pour évoluer vers une gestion plus stratégique et durable. Déléguer, automatiser, recruter les bonnes personnes et mettre en place des indicateurs de performance vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de l'entreprise et l’amélioration continue des services aux patients. 

L’objectif est de créer une entreprise qui fonctionne de manière autonome, tout en garantissant une qualité de service optimale et en permettant au gestionnaire de se concentrer sur des initiatives de long terme.

En adoptant ces stratégies, vous pourrez créer un environnement de travail plus équilibré et motivant pour vos employés et offrir un meilleur service à vos patients, tout en libérant votre temps pour piloter la direction stratégique de votre entreprise.

Pistes de réflexion pour le gestionnaire moderne:

1. Comment puis-je déléguer davantage de responsabilités à mon équipe tout en conservant une supervision efficace ?

2. Ai-je mis en place les bons outils et processus pour automatiser les tâches répétitives dans mon entreprise ?

3. Suis-je prêt à prendre du recul et à adopter un leadership plus stratégique pour favoriser la croissance à long terme ?