L’art de bâtir une équipe qui règle les problèmes
Êtes vous le genre de gestionnaire qui répond à tous les conflits et questions de chaque membre de l’équipe? Que ce soit une situation au plancher, une question sur la livraison d’un médicament, un ajustement d’horaire de dernière minute ou un malentendu entre deux collègues, êtes-vous TOUJOURS à la rescousse?
Comment vous sentez-vous dans ce rôle?
Est-ce vraiment le vôtre?
Quand chaque enjeu passe par le ou la pharmacien.ne-propriétaire, il devient souvent impossible de penser à long terme. Peu à peu, vous vous transformez en pompier de service, prêt à répondre à chaque petite flammèche qui se déclenche dans votre environnement.
Alors qu’une équipe qui se gère seule (le plus souvent possible), ça existe. Et c’est essentiel pour la santé de votre entreprise.
Pourquoi les problèmes finissent toujours sur votre bureau?
Vous vous posez peut-être la question à quelques reprises dans la semaine, avec raison! Pourquoi la pharmacienne-propriétaire devrait-elle gérer les retards à la caisse plancher? Ou gérer la logistique des livraisons à domicile?
Avant de trouver des solutions, il faut comprendre pourquoi ça arrive.
Piste #1: Vos employés n’osent pas décider
Ils ont peur de se tromper, de dépasser leur rôle, ou simplement de sortir du cadre.
Piste #2: Vous êtes devenu.e le centre de décision sans vous en rendre compte
Vous répondez vite et vos solutions sont efficaces. Dans ce cas, pourquoi demander à quelqu’un d’autre?
Piste #3: Il n’y a pas de cadre décisionnel clair
Les responsabilités et les attentes sont floues, alors en cas de doute, on demande directement au patron (en tout temps).
Piste #4: La gestion des erreurs est perçue comme punitive
Si chaque erreur est suivie d’un reproche ou d’un retrait d’autonomie, vos employés cesseront d’essayer.
À réfléchir: En suivant ces pistes, demandez-vous si, sans le vouloir, c’était votre posture qui empêchait l’autonomie de l’équipe?
Les ingrédients d’une équipe qui règle ses propres problèmes
Voici les fondations à mettre en place pour faire émerger une vraie autonomie.
1. Des rôles et responsabilités clairs
Chaque employé doit savoir exactement ce qui relève ou non de son poste.
Par exemple:
Qui gère les suivis de commande?
Qui peut trancher sur une question de plancher?
Qui est responsable du service à la clientèle quand il y a une plainte?
2. Un cadre décisionnel défini
Tous les problèmes ne se règlent pas au même niveau. Classez-les :
Ce que les employés peuvent régler seuls
Ce qu’ils doivent d’abord valider avec leur chef d’équipe
Ce que vous devez absolument gérer vous-même.
Ce genre de matrice permettra de répondre rapidement à la question de ce qui doit être délégué et à qui.
3. Une culture du « essaie d’abord, demande ensuite (au besoin) »
L’autonomie, ça se pratique. Et parfois, ça se construit autour d’un droit à l’erreur encadré.
Même si elles vous semblent mauvaises, imparfaites ou à travailler, encouragez les idées et leur partage. De la même façon, valorisez les bons réflexes de vos employés lorsqu’ils font un bon coup.
Dans tous les cas, les suivis constructifs seront vos meilleurs alliés. Nommez clairement ce qui a bien été et ce qui peut être amélioré.
4. Du développement, pas juste de la formation
Il ne suffit pas de former. Il faut développer les réflexes de gestion et de résolution de problèmes chez vos chefs d’équipe et employés clés.
Ça passe par des rencontres individuelles bien structurées, du feedback régulier et du coaching sur le terrain.
Et vous, dans tout ça?
Toutes ces solutions vous demanderont du temps à mettre en place! Une équipe autonome ne se crée pas par magie et ça demandera de la constance. Voilà pourquoi il faut commencer dès aujourd’hui à changer votre posture et passer du pompier de service au gestionnaire visionnaire.
Voici trois postures à adopter :
Poser des questions au lieu de donner les réponses.
« Qu’est-ce que tu proposes? » « As-tu déjà vu une solution à ce problème avant? »Laisser votre équipe prendre de petites décisions.
Oui, même si vous auriez fait autrement et que c’est plus long au début.Résister à l’envie de tout contrôler.
Laissez votre équipe essayer de nouvelles choses… et probablement vous surprendre.
Mettez en place des structures solides
Voici quelques outils simples à mettre en place pour favoriser une autonomie structurée dans votre équipe:
Un organigramme des responsabilités
Un système de gestion de tâches et de projets
Une routine de rencontre d’équipe efficace (pas juste une réunion pour parler)
Un canal unique de communication des demandes, pour éviter les interruptions dispersées
Nous pouvons vous aider à mettre ces outils en place dès maintenant! Vous pouvez nous contacter juste ici.
À retenir
Le vrai rôle du ou de la propriétaire, ce n’est pas de répondre à toutes les questions. C’est de gérer une structure où les réponses et les solutions peuvent émerger sans vous.
Pistes de réflexion pour le gestionnaire moderne
À quoi ressemblent les réflexes de mes employés lorsqu’ils cherchent des solutions? Où est-ce que j’entre en jeu?
Quelle décision récente ai-je prise que quelqu’un d’autre aurait pu gérer avec un peu plus de structure?
Comment puis-je soutenir l’autonomie sans me retirer complètement des suivis?